Pengertian Education Management Information System (EMIS)

Education Management Information System (EMIS) merupakan sebuah metode manajemen formal dalam penyediaan informasi pendidikan yang akurat dan tepat waktu sehingga proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengembangan proyek, dan fungsi-fungsi manajemen pendidikan lainnya dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam pengertian lain EMIS adalah sekelompok informasi dan dokumentasi yang terorganisasi dalam melaksanakan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis, dan penyebaran informasi yang digunakan untuk manajemen dan perencanaan pendidikan. Sistem EMIS digunakan untuk mengatur data dan informasi pendidikan dalam jumlah besar yang dapat dibaca, diambil kembali, diproses, dianalisis, dan disajikan dan disebarkan.

Inti dari pengertian tersebut adalah sebuah sistem informasi manajemen pendidikan yang mengatur data dan informasi pendidikan untuk disimpan, dikelola, dianalisis, dan digunakan dalam pengambilan keputusan pendidikan.

Penggunaan EMIS dalam sistem informasi manajemen pendidikan di lingkungan kementerian Agama memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan, dan mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan.
2. Memadukan seluruh informasi yang  berhubungan dengan manajemen kegiatan pendidikan dan menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh.
3. Memperbaiki kapasitas pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan informasi yang terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan penanggungjawab bidang pendidikan.
4. Mengkoordinasikan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen pendidikan. 
5. Memudahkan dan meningkatkan penggunaan informasi yang seseuai oleh berbagai instansi dan perorangan pada semua jenjang agar perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen pendidikan dapat lebih efektif.
6. Menyederhanakan alur informasi dalam pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi dan perbedaan pengisian informasi.
7. Mengaitkan berbagai sistem informasi yang ada.
8. Memadukan berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif dalam suatu sistem, dan 
9. Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan penggunaan informasi manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan informasi.

Sejauh ini, 87% data EMIS menentukan kualitas perencanaan, sehingga harus terus ditingkatkan dengan meminimalisir berbagai kelemahan yang terjadi selama ini.

Kegiatan Koordinasi dan Validasi Data Pendidikan Islam Tahun Pelajaran 2013/2014 (Angkatan I/PTAI) di Bogor (09/06/14) yang diselenggarakan oleh Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Setditjen Pendis Kemenag RI. Dalam sambutannya, Kabag Perencanaan dan Sistem Informasi Ditjen Pendis Kastolan, S.Pd., M.Si. menyampaikan bahwa dengan kegiatan ini, diharapkan akan meningkatkan kualitas data EMIS guna mendukung kebijakan pendataan pendidikan Islam satu pintu.

Diakui oleh Kastolan bahwa ada beberapa hal yang terlambat dalam proses pendataan, namun akan ada perbaikan ke depannya. Khususnya guna mengejar data 2013/2014, yang diharapkan akan menjadi data pokok pendidikan Islam yang nantinya akan berkaitan dengan rencana kerja dan anggaran program pendidikan Islam tahun 2015.

"Ke depan kita akan perbaiki proses kerja pendataan kita agar mampu mendukung pengambilan kebijakan pada program pendidikan Islam. Tidak akan ada pengambilan kebijakan yang baik tanpa didukung dengan perencanaan yang baik dan data yang kuat. Ke depan, hubungan antara ketiga siklus tersebut akan dipererat," ujarnya.

Adapun kelemahan yang terjadi selama ini, banyaknya pihak yang melakukan pekerjaan pendataan pendidikan Islam dengan sumber data yang sama (PTAIN, PTAIS, Kopertais, dll) menyebabkan sumber data merasa jenuh untuk melayani permintaan data yang berulang-ulang dalam waktu yang hampir bersamaan.

Selain itu, posisi pendataan EMIS bagi sumber data masih ditempatkan pada prioritas yang rendah sehingga lebih sering diabaikan karena sumber data belum dapat merasakan manfaat dan pentingnya pendataan EMIS tersebut, kurangnya perhatian sebagian besar PTAIS terhadap pekerjaan pendataan EMIS, dan minimnya kondisi infrastruktur di sebagian besar daerah sehingga sumber data kesulitan dalam mengakses aplikasi EMIS.

Kastolan berharap data EMIS menjadi sumber utama referensi data di lingkup Ditjen Pendidikan Islam, baik di pusat maupun daerah, data EMIS harus ter-update secara periodik, data EMIS terjamin kelengkapan, keakuratan dan ketepatan waktunya, data EMIS dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh seluruh pemangku kepentingan untuk berbagai keperluan, terutama untuk mendukung perencanaan dan pengambilan kebijakan.